Fenomena penggunaan fotokopi KTP sebagai persyaratan administrasi di berbagai kantor pelayanan publik masih menjadi pemandangan umum, meskipun era Kartu Tanda Penduduk (KTP) elektronik atau e-KTP telah berlaku. Kondisi ini menimbulkan pertanyaan besar di tengah gaung transformasi digital dan urgensi perlindungan data pribadi. Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri), Teguh Setyabudi, telah memberikan penjelasan mendalam mengenai akar masalah ini, sekaligus menyoroti ancaman serius terhadap keamanan data penduduk.
Teguh Setyabudi menjelaskan bahwa praktik fotokopi KTP yang masih marak disebabkan oleh keterbatasan sistem yang digunakan sebagian besar lembaga pengguna. Banyak instansi masih mengandalkan sistem manual dan arsip fisik dalam proses administrasi mereka. “Kenapa sekarang masih banyak difotokopi? Karena memang sebagian lembaga pengguna dalam proses administrasi masih menggunakan sistem yang sifatnya manual dan juga arsip fisik,” ujar Teguh. Ketergantungan pada metode tradisional ini secara langsung menghambat adopsi teknologi yang lebih modern dan efisien.
Selain sistem yang belum terdigitalisasi, Teguh juga menyoroti adanya sejumlah regulasi di berbagai instansi yang masih mensyaratkan penggunaan fotokopi KTP. Aturan-aturan yang belum diperbarui ini menjadi tembok penghalang bagi upaya pemerintah untuk memodernisasi layanan publik. Oleh karena itu, ia menekankan pentingnya pengkajian ulang regulasi-regulasi tersebut agar selaras dengan semangat transformasi digital dan kebutuhan perlindungan data pribadi di era sekarang.
Masalah lain yang tak kalah krusial adalah belum terhubungnya banyak instansi dengan sistem verifikasi data kependudukan elektronik yang dimiliki Dukcapil. Padahal, e-KTP dirancang dengan teknologi chip yang memungkinkan pembacaan data secara digital menggunakan card reader atau perangkat sejenis, bukan sekadar difotokopi. Kesenjangan integrasi data ini membuat instansi tetap bergantung pada salinan fisik yang rentan terhadap penyalahgunaan. Teguh Setyabudi mengungkapkan rasa syukurnya atas pembentukan Komite Percepatan Transformasi Digital yang kini tengah membahas isu krusial ini, menunjukkan komitmen pemerintah dalam mencari solusi komprehensif.
Praktik fotokopi KTP yang terus berlanjut ternyata juga tidak sejalan dengan semangat Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi (PDP). Teguh secara tegas menyatakan bahwa tindakan ini melanggar beberapa pasal penting dalam UU PDP, khususnya Pasal 16, Pasal 79, dan Pasal 84. Pasal-pasal tersebut mengatur tentang hak subjek data, larangan pengolahan data pribadi yang tidak sah, serta sanksi terkait pelanggaran perlindungan data pribadi. Hal ini mengindikasikan bahwa setiap instansi yang masih meminta dan menyimpan fotokopi KTP berpotensi melanggar hukum dan menimbulkan risiko bagi privasi individu.
Mengingat urgensi perlindungan data pribadi, Teguh mengimbau kepada seluruh lembaga pengguna, terutama yang membutuhkan tingkat keamanan data yang tinggi, untuk segera beralih ke sistem verifikasi data kependudukan elektronik. Berbagai metode modern dapat diadopsi, mulai dari penggunaan card reader untuk membaca chip e-KTP, pemanfaatan web service, web portal, teknologi pengenalan wajah (face recognition), hingga implementasi Identitas Kependudukan Digital (IKD). Sistem elektronik ini tidak hanya meningkatkan akurasi data tetapi juga meminimalkan risiko penyalahgunaan data pribadi dibandingkan dengan penyimpanan fotokopi fisik.
Untuk jenis lembaga atau penggunaan dengan tingkat verifikasi yang rendah, Teguh menyarankan agar cukup melihat nama dan foto yang tertera pada identitas tanpa perlu meminta fotokopi KTP. “Tidak perlu kemudian minta fotokopi, karena sekali lagi tidak sesuai dengan Undang-undang 27 tahun 2022 tentang PDP,” tegasnya. Pendekatan ini relevan untuk situasi di mana data yang dibutuhkan tidak terlalu sensitif dan risiko penyalahgunaan relatif kecil, seperti saat memeriksa identitas di lobi gedung atau pendaftaran keanggotaan sederhana.
Lebih lanjut, Teguh juga menyarankan agar masyarakat bijak dalam menggunakan kartu identitas. Jika hanya dibutuhkan untuk verifikasi sederhana, seperti saat check-in hotel atau pendaftaran layanan tertentu yang tidak memerlukan data selengkap e-KTP, masyarakat disarankan menggunakan kartu identitas lain yang tidak memuat data pribadi secara komprehensif. Ini adalah langkah preventif untuk mengurangi paparan data pribadi dan meminimalkan risiko yang tidak diinginkan.
Penyimpanan fotokopi KTP tanpa sistem pengamanan yang memadai sangat berisiko menimbulkan penyalahgunaan data pribadi. Informasi sensitif seperti nama lengkap, alamat, tanggal lahir, dan NIK dapat dengan mudah disalahgunakan untuk penipuan, pembukaan rekening ilegal, atau kejahatan siber lainnya jika jatuh ke tangan yang salah. Oleh karena itu, Dukcapil Kemendagri terus mendorong integrasi dan interoperabilitas data antarlembaga. Tujuannya adalah menciptakan ekosistem digital di mana akses data kependudukan dapat dilakukan secara aman dan efisien, tanpa lagi bergantung pada fotokopi dokumen fisik.
Transformasi ini membutuhkan komitmen bersama dari pemerintah, lembaga swasta, dan masyarakat. Dengan beralih ke sistem digital, Indonesia tidak hanya akan meningkatkan efisiensi layanan publik tetapi juga secara fundamental memperkuat kerangka kerja perlindungan data pribadi setiap warganya. Menghentikan praktik fotokopi KTP adalah langkah krusial menuju tata kelola data yang lebih aman, modern, dan sesuai dengan amanat undang-undang.
