Upload Dokumen ke AI? Ini Aturan Privasi di ChatGPT, Gemini, dan Claude

Mengunggah PDF atau dokumen pribadi ke AI seperti ChatGPT, Gemini dan Claude tidak otomatis berbahaya, tetapi juga tidak bisa dianggap sama dengan menyimpan file di komputer pribadi. File yang diunggah harus dikirim ke sistem penyedia AI agar isinya dapat diproses. Cara file disimpan, berapa lama dipertahankan, apakah dapat digunakan untuk meningkatkan model, dan siapa yang dapat mengaksesnya bergantung pada platform, jenis akun serta pengaturan privasi pengguna.

Resikonya menjadi jauh lebih besar ketika dokumen berisi informasi seperti nomor identitas, rekening bank, data kesehatan, kontrak rahasia, daftar pelanggan, password, private key atau informasi internal perusahaan. Sebelum mengunggah dokumen, yang perlu diperiksa bukan hanya apakah AI dapat membaca PDF tersebut, tetapi data apa yang sebenarnya ikut dikirim dan bagaimana layanan itu memperlakukannya setelah proses selesai.

Apa yang Terjadi Ketika Dokumen Diunggah ke AI?

Ketika sebuah PDF, DOCX, spreadsheet atau gambar dimasukkan ke platform AI, file tersebut perlu diproses agar model dapat mengambil teks, tabel, gambar atau informasi lain yang dibutuhkan untuk menjawab permintaan pengguna.

File tidak sekedar “dibaca di perangkat”. Kontennya dikirim ke infrastruktur layanan AI dan dapat tersimpan bersama percakapan atau pada penyimpanan file platform, tergantung produk yang digunakan.

Pada ChatGPT, misalnya, OpenAI menjelaskan bahwa file yang diunggah dalam percakapan dapat disimpan ke Library apabila fitur tersebut tersedia. Chat dan file Library dikelola secara terpisah, sehingga menghapus percakapan belum tentu menghapus file yang tersimpan di Library. File Library harus dikelola atau dihapus secara terpisah.

Gemini juga menyimpan file yang diunggah sebagai bagian dari Gemini Apps Activity ketika Keep Activity aktif. Google menjelaskan bahwa aktivitas tersebut dapat mencakup chat, file, video, layar dan foto yang dibagikan ke Gemini.

Claude mendukung sejumlah format seperti PDF, DOCX, CSV, TXT, HTML, ODT, RTF, EPUB, JSON dan XLSX dalam kondisi yang didukung. File dapat digunakan di percakapan maupun dimasukkan ke knowledge base sebuah Project.

Perlakuan Data Berbeda antara ChatGPT, Gemini dan Claude

Tidak ada satu aturan privasi yang berlaku sama pada seluruh platform AI. Bahkan dalam satu layanan, akun pribadi dan akun perusahaan dapat memiliki kebijakan data yang berbeda.

Perbedaan antara akun pribadi dan bisnis ini penting. Membayar paket berlangganan premium tidak otomatis membuat perlakuan datanya sama dengan produk perusahaan. Yang harus diperiksa adalah jenis produk dan kebijakan data yang melekat pada akun tersebut, bukan hanya apakah pengguna membayar biaya berlangganan.

Bagaimana ChatGPT Memperlakukan File yang Diunggah?

OpenAI menyatakan bahwa pada produk konsumen seperti ChatGPT, konten yang diberikan pengguna dapat digunakan untuk meningkatkan performa model tergantung pengaturan akun. Konten tersebut dapat mencakup prompt, respons, gambar maupun file.

Pengguna dapat membuka Settings > Data Controls dan mematikan Improve the model for everyone. Setelah dinonaktifkan, percakapan baru tetap dapat berada dalam history tetapi tidak digunakan untuk melatih ChatGPT.

Untuk dokumen yang membutuhkan perlakuan lebih sementara, Temporary Chat tidak muncul di history, tidak menggunakan atau membuat memory, dan tidak digunakan untuk meningkatkan model. OpenAI masih dapat menyimpan salinannya hingga 30 hari untuk kebutuhan keamanan.

Ada detail penting lain terkait penghapusan file. Menurut kebijakan retensi OpenAI, percakapan yang dihapus dijadwalkan untuk dihapus permanen dari sistem dalam waktu 30 hari, kecuali terdapat alasan keamanan atau hukum. Namun file yang masuk ke Library dikelola secara terpisah. Karena itu, pengguna yang ingin menghilangkan dokumen sebaiknya memeriksa Library selain menghapus chat.

Untuk ChatGPT Business, Enterprise dan API, OpenAI menyatakan input dan output bisnis tidak digunakan untuk melatih model secara default.

Bagaimana Gemini Memperlakukan Dokumen Pribadi?

Pada akun Gemini pribadi, salah satu pengaturan terpenting adalah Keep Activity. Jika aktif, Google menyimpan percakapan dan konten yang dibagikan ke Gemini seperti file, video, layar dan foto di Gemini Apps Activity.

Google menjelaskan bahwa aktivitas tersebut dapat digunakan untuk menyediakan, mengembangkan dan meningkatkan layanan, termasuk melatih model AI generatif. Sebagian chat juga dapat ditinjau oleh reviewer manusia untuk membantu peningkatan kualitas dan keamanan. Chat yang telah melalui proses review tersebut dipisahkan dari akun pengguna dan dapat disimpan hingga tiga tahun.

Untuk pengguna berusia 18 tahun atau lebih, Google menyatakan Keep Activity aktif secara default. Aktivitas secara default dihapus otomatis setelah 18 bulan, tetapi pengguna dapat memilih periode 3 bulan, 36 bulan atau tidak melakukan auto-delete.

Jika Keep Activity dimatikan, percakapan baru tidak masuk Gemini Apps Activity dan tidak digunakan untuk melatih model AI Google kecuali pengguna memilih mengirim feedback. Google masih menyimpan percakapan tersebut dengan akun selama maksimal 72 jam untuk menyediakan layanan dan keperluan keamanan.

Google juga menyediakan Temporary Chat. Percakapan sementara tersebut tidak digunakan untuk melatih model AI Google dan disimpan selama 72 jam untuk menjalankan layanan serta perlindungan sistem.

Situasinya berbeda pada Google Workspace. Google menyatakan bahwa customer data Workspace, termasuk prompt, tidak digunakan untuk melatih model generatif tanpa izin atau instruksi pelanggan. Administrator organisasi juga dapat membatasi data Workspace mana yang dapat diakses Gemini.

Bagaimana Claude Memperlakukan File dan Percakapan?

Pada Claude versi konsumen seperti Free, Pro dan Max, Anthropic memberikan pengaturan yang menentukan apakah chat dan coding session boleh digunakan untuk meningkatkan Claude.

Jika pengguna mengizinkannya, data percakapan yang digunakan untuk peningkatan model dapat mencakup seluruh percakapan beserta konten terkait. Anthropic menyatakan data tersebut dapat disimpan dalam bentuk yang telah dilepaskan dari identitas pengguna hingga lima tahun dalam pipeline pelatihan model.

Pengguna dapat mematikan Model Improvement melalui pengaturan privasi. Claude juga menyediakan Incognito Chat yang tidak digunakan untuk meningkatkan Claude meskipun Model Improvement aktif.

Untuk percakapan biasa yang dihapus pengguna, Anthropic menyatakan chat akan langsung hilang dari history dan dihapus dari sistem backend dalam waktu hingga 30 hari, dengan pengecualian tertentu untuk kebutuhan hukum, keamanan atau penegakan kebijakan.

Anthropic sendiri menyarankan pengguna berhati-hati ketika memasukkan informasi yang sangat sensitif seperti informasi keuangan, catatan kesehatan, password, kredensial pribadi serta dokumen bisnis atau pribadi yang bersifat rahasia.

Pada produk komersial seperti Claude for Work dan Anthropic API, Anthropic menyatakan input dan output tidak digunakan untuk melatih model secara default.

Dokumen Apa yang Sebaiknya Tidak Langsung Diunggah?

Tingkat resiko file bergantung pada konsekuensi jika isinya terlihat, disimpan lebih lama dari yang diperkirakan atau digunakan di luar konteks awal. Dokumen berikut sebaiknya tidak dimasukkan secara utuh ke AI konsumen tanpa pertimbangan tambahan:

• KTP, paspor dan SIM yang menampilkan nomor identitas, alamat, tanda tangan dan foto;
• rekening koran, laporan bank atau kartu pembayaran yang berisi nomor rekening dan transaksi;
• password, recovery code, API key, private key dan credential login;
• rekam medis dan hasil pemeriksaan kesehatan yang dapat mengidentifikasi seseorang;
• kontrak, NDA atau dokumen internal perusahaan yang memiliki kewajiban kerahasiaan;
• database pelanggan atau karyawan yang berisi nama, nomor telepon, alamat atau informasi pribadi lainnya;
• dokumen hukum yang belum dipublikasikan atau berisi strategi dan komunikasi rahasia;
• dokumen milik orang lain ketika Anda tidak memiliki alasan atau kewenangan yang jelas untuk mengirimkannya ke layanan pihak ketiga.

Resiko tersebut tidak berarti semua analisis dokumen menggunakan AI harus dihindari. Prinsip yang lebih aman adalah mengirim data minimum yang benar-benar dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

Samarkan Data Sebelum Mengunggah Dokumen

Jika AI hanya perlu menganalisis isi kontrak, laporan atau surat, identitas seseorang sering kali tidak diperlukan. Informasi sensitif dapat dihapus atau diganti dengan label sebelum file diunggah.

Jangan hanya menutup teks sensitif dengan kotak berwarna pada PDF. Pada beberapa dokumen, teks asli masih dapat berada di bawah lapisan tersebut dan tetap bisa disalin atau diekstrak. Gunakan fungsi redaction yang benar atau buat salinan dokumen yang memang sudah tidak mengandung data tersebut.

Periksa juga halaman lampiran, komentar, track changes, nama file, metadata dokumen, QR code, barcode dan gambar yang mungkin masih memuat informasi yang ingin disembunyikan.

Akun Perusahaan Lebih Tepat untuk Dokumen Kerja Sensitif

Untuk penggunaan organisasi, perbedaan produk konsumen dan komersial sangat penting.

OpenAI menyatakan data dari ChatGPT Business, Enterprise dan API tidak digunakan untuk melatih model secara default. Google Workspace menyatakan customer data tidak digunakan untuk melatih atau melakukan fine-tuning model generatif tanpa izin pelanggan. Anthropic memberikan komitmen serupa untuk Claude for Work dan API.

Produk organisasi juga dapat menawarkan kontrol tambahan seperti pengelolaan administrator, kebijakan retensi, pembatasan akses dan kemampuan compliance. Namun keberadaan fitur keamanan perusahaan tidak berarti semua dokumen otomatis boleh dimasukkan. Pengguna tetap harus mengikuti klasifikasi data, aturan internal dan izin organisasi.

Periksa Juga Fitur Berbagi dan Aplikasi Pihak Ketiga

Resiko privasi tidak berhenti pada penyedia AI utama. Sebuah percakapan dapat berinteraksi dengan aplikasi, connector, action atau layanan lain.

OpenAI, misalnya, menjelaskan bahwa ketika Temporary Chat digunakan dengan GPT yang memiliki actions, data yang dikirim ke pihak ketiga mengikuti kebijakan privasi pihak penerima dan dapat disimpan lebih lama daripada masa retensi Temporary Chat OpenAI.

Karena itu, sebelum menggunakan AI untuk dokumen sensitif, periksa apakah chat tersebut juga terhubung ke layanan lain. Mengurangi akses connector yang tidak diperlukan dapat mengurangi jumlah sistem yang memperoleh akses terhadap data.

Cara Lebih Aman Mengunggah PDF ke AI

1. Tentukan apakah AI benar-benar membutuhkan seluruh file. Jika hanya satu bagian yang perlu dianalisis, kirim bagian tersebut.
2. Hapus informasi yang dapat mengidentifikasi seseorang jika identitas tersebut tidak diperlukan untuk tugas.
3. Jangan mengirim password, OTP, recovery code, API key atau private key dalam keadaan apa pun untuk sekedar memperoleh analisis AI.
4. Periksa pengaturan penggunaan data. Pada ChatGPT periksa Data Controls, pada Gemini periksa Keep Activity, dan pada Claude periksa Model Improvement.
5. Gunakan mode sementara seperti Temporary Chat atau Incognito ketika pekerjaan tidak perlu disimpan dalam history, sambil tetap memahami periode retensi keamanan platform.
6. Hindari mengirim feedback dari percakapan sensitif tanpa membaca dampaknya terhadap penggunaan dan retensi data.
7. Setelah selesai, hapus file dan percakapan yang tidak diperlukan. Pada ChatGPT, periksa Library karena file dapat dikelola terpisah dari chat.
8. Untuk dokumen perusahaan, gunakan akun dan layanan yang disetujui organisasi, bukan akun AI pribadi.

Jadi, Amankah Mengunggah Dokumen Pribadi ke AI?

Relatif aman untuk dokumen beresiko rendah yang sudah dibersihkan dari data sensitif, tetapi tidak bijak memperlakukan platform AI konsumen sebagai tempat bebas resiko untuk semua dokumen pribadi.

Perbedaan terbesar berada pada tiga hal: isi dokumen, jenis akun, dan pengaturan data. Sebuah PDF buku manual publik mempunyai profil resiko yang sangat berbeda dari scan KTP, rekening bank atau kontrak perusahaan.

Untuk dokumen sensitif, pendekatan terbaik bukan sekedar memilih ChatGPT, Gemini atau Claude berdasarkan merek. Kurangi data sebelum upload, gunakan pengaturan privasi yang tepat, pahami retensi file, hindari connector yang tidak diperlukan dan gunakan produk organisasi jika dokumen memang berasal dari lingkungan kerja.